Termeni și Condiții Generale

1. Părțile contractante și definiții

Voxbee Services SRL, cu sediul în Strada Labirint nr. 127, Sector 3, București, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/21405/2022, CUI 47079923 (denumită în continuare „Voxbee" sau „Prestatorul"), furnizează servicii de comunicații electronice conform legislației române în vigoare.

„Clientul" este orice persoană juridică, persoană fizică autorizată (PFA, II, IF) sau persoană fizică care acceptă prezentele Termeni și Condiții și utilizează serviciile Voxbee.

„Serviciile" includ, fără a se limita la: SIP Trunk, centrale telefonice virtuale (Cloud PBX), agenți vocali AI, SMS Business, VoIP, numere DID și orice alte servicii de comunicații furnizate de Voxbee.

„Contractul" reprezintă acordul format din prezentele Termeni și Condiții, oferta comercială acceptată, Politica de Confidențialitate și orice anexe aplicabile serviciului ales.

„Portalul" reprezintă platforma self-service disponibilă la voxbee.ro/customer prin care Clientul gestionează serviciile sale (cumpărare, plată, anulare, facturare, schimbare metodă de plată).

2. Acceptarea termenilor

Prin accesarea site-ului voxbee.ro, crearea unui cont, plasarea unei comenzi sau utilizarea oricărui serviciu Voxbee, Clientul confirmă că a citit, înțeles și acceptat în totalitate prezentele Termeni și Condiții.

La fiecare plată cu cardul prin Portal, Clientul confirmă explicit acceptul Termenilor prin bifarea unei căsuțe dedicate (opt-in) — nu acceptăm presupunerea consimțământului prin căsuțe pre-bifate. La plățile cu reînnoire automată, Clientul bifează separat consimțământul pentru debit recurent automat.

Înregistrarea consimțământului: la fiecare plată stocăm versiunea curentă a Termenilor și a Politicii de Confidențialitate acceptată, data și ora exactă ale acceptării, adresa IP de la care s-a făcut plata și identificatorul tehnic al browser-ului utilizat (user agent). Aceste date servesc exclusiv ca dovadă a consimțământului tău și sunt accesibile la cerere — vezi Politica de Confidențialitate (secțiunea 2.2).

Dacă Clientul acționează în numele unei persoane juridice, declară că are autoritatea legală să angajeze acea entitate. Dacă nu ești de acord cu acești termeni, nu utiliza serviciile Voxbee.

Serviciile Voxbee sunt destinate primar persoanelor juridice și persoanelor fizice autorizate (PFA, II, IF) care acționează în exercitarea activității lor profesionale sau comerciale. În cazul Clienților consumatori (persoane fizice), aceștia beneficiază suplimentar de drepturile conferite de OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor și de legislația de protecție a consumatorilor (vezi secțiunea 13).

3. Serviciile furnizate

Voxbee furnizează servicii de comunicații electronice, inclusiv:

• SIP Trunk — conectivitate telefonică prin protocol SIP pentru centrale PBX existente, pachete predefinite cu plată anuală (Starter 40 EUR, Pro 70 EUR, Business 100 EUR pe an)
• Cloud PBX / Centrală virtuală — centrală telefonică 3CX în cloud, pachete cu plată lunară (Starter 20 EUR, Pro 50 EUR, Business 100 EUR pe lună). Plata se face anticipat la activare, fără perioadă de probă gratuită.
• Agenți vocali AI — servicii automate de apeluri outbound și inbound bazate pe inteligență artificială
• SMS Business — trimitere masivă sau individuală de SMS-uri cu sender personalizat
• Numere DID — numere de telefon virtuale din România și internaționale
• VoIP — servicii de voce over IP pentru utilizatori individuali sau echipe

Voxbee își rezervă dreptul de a modifica, suspenda sau întrerupe orice serviciu cu notificarea prealabilă a Clientului în termen de cel puțin 30 de zile, cu excepția cazurilor de urgență sau abuz.

4. Activarea și accesul la servicii

Serviciile se activează după confirmarea comenzii și recepționarea plății (sau semnarea contractului, după caz). Voxbee va furniza Clientului datele de acces (user, parolă, server SIP, credențiale API) prin e-mail sau prin Portal.

Clientul este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de acces și pentru toate activitățile desfășurate prin contul său. Orice utilizare neautorizată trebuie raportată imediat la support@voxbee.ro.

Voxbee nu răspunde pentru pierderile cauzate de compromiterea datelor de acces din culpa Clientului.

5. Plata cu cardul și plata recurentă automată

5.1 Procesator de plăți

Plățile cu cardul sunt procesate prin NETOPIA Payments (NETOPIA FINANCIAL SERVICES S.A., CUI RO9783956), procesator autorizat de Banca Națională a României și certificat PCI-DSS Level 1 — cel mai înalt standard de securitate pentru protecția datelor de card. Voxbee nu stochează datele cardului tău (PAN, CVV, data expirării) pe serverele sale; aceste date sunt vizibile și prelucrate exclusiv de Netopia.

Toate tranzacțiile cu cardul sunt protejate prin 3D Secure (Strong Customer Authentication — SCA) conform Directivei (UE) 2015/2366 (PSD2). La prima plată cu un card nou, Clientul este redirecționat la pagina sigură Netopia și autentifică plata prin metoda configurată de bancă (cod SMS, notificare aplicație, biometrie etc.).

5.2 Tokenizarea cardului și plata recurentă automată

Pentru pachetele cu reînnoire automată lunară (Cloud PBX), la prima plată Clientul poate opta — prin bifare explicită — să-și „salveze cardul" pentru debit automat la fiecare reînnoire. Această operațiune se numește tokenizare:

• Netopia generează un token (un cod alfanumeric unic) care înlocuiește datele cardului. Voxbee primește și stochează doar acest token, plus ultimele 4 cifre ale cardului și data expirării (pentru afișare în Portal).
• Pe baza tokenului, Voxbee poate iniția automat plăți la fiecare reînnoire lunară a serviciului (debit „merchant-initiated transaction", MIT), fără ca Clientul să fie nevoit să introducă din nou datele cardului.
• Plățile recurente sunt link-uite la tranzacția inițială cu autentificare 3DS prin „Trace ID" (Visa) / „Trace ID" (Mastercard), conform cerințelor Visa Stored Credential Transaction Framework și Mastercard Stored Credential Mandate.
• Tokenul are o dată de expirare egală cu data de expirare a cardului. La expirare, Clientul va fi notificat prin email pentru a-și înrola un card nou.

Consimțământul pentru plata recurentă este explicit și revocabil oricând. Bifa de acceptare a debitului recurent este nebifată inițial (opt-in valid) și are textul concret cu suma și ciclul de facturare. Clientul poate retrage oricând consimțământul prin butonul „Schimbă metoda de plată" sau „Anulează abonamentul" din Portal — anularea oprește automat debitele viitoare fără penalizări.

5.3 Eșec debit recurent automat — flow 15 zile

Dacă plata recurentă automată eșuează (card expirat, fonduri insuficiente, blocaj bancar etc.), Voxbee aplică următoarea procedură transparentă:

• Zilele 0 → 13 (past due): serviciul rămâne activ. Voxbee retry-uiește automat debitul cu cardul salvat în zilele 1, 3, 5, 7, 10 și 13. Clientul primește email la momentul eșecului (ziua 0) și un reminder dedicat la ziua 7.
• Ziua 14 (suspendare):serviciul se suspendă automat — apelurile sunt blocate. Clientul primește email de avertisment final („ULTIMA ȘANSĂ — mâine se șterge tot”).
• Ziua 15 (cleanup definitiv): dacă nici la 15 zile plata nu s-a recuperat, toate resursele asociate (centrală telefonică, configurație SIP, numere DID, eventual agent AI) sunt eliberate ireversibil. Numerele DID intră în carantină 6 luni. Eventualul credit necheltuit rămas pe cont nu este rambursabil — conform prezentelor termeni.
• Recuperarea plății în zilele 0–13 (prin retry automat sau plată manuală) repune serviciul în starea activă imediat, fără intervenție din partea Clientului. După ziua 15, dacă vrea să folosească din nou serviciile, Clientul comandă un abonament nou — numerele vechi nu mai pot fi recuperate.

5.4 Drepturi privind plata cu cardul

Clientul are în orice moment dreptul:

• Anularea abonamentului recurent: oricând din Portal („Anulează abonamentul"). Serviciul rămâne activ până la sfârșitul perioadei deja plătite; după aceea se blochează automat.
• Anulare anulare („Renunță la anulare"): dacă te-ai răzgândit înainte ca serviciul să se blocheze, poți anula cererea de anulare din Portal.
• Schimbarea cardului înrolat: oricând prin butonul „Schimbă card" din pagina serviciului. Operațiune costă 1 RON tokenize, recuperat ca credit pe contul tău.
• Schimbarea metodei de plată: de la card la transfer (sau invers), maxim o dată per 30 zile, din pagina serviciului.
• Vizualizarea cardului înrolat: în orice moment din `/customer/setari` (secțiunea „Carduri înrolate") vezi brand-ul și ultimele 4 cifre ale cardului, plus data de expirare a tokenului.
• Disputarea unui debit: dacă consideri un debit incorect, contactează Voxbee la office@voxbee.ro în maxim 30 de zile de la tranzacție. Suplimentar, ai dreptul la „chargeback" prin banca ta emitentă conform regulilor Visa/Mastercard.

6. Prețuri, facturare și plăți

Prețurile serviciilor sunt cele afișate pe site-ul voxbee.ro sau cele negociate prin ofertă comercială scrisă. Toate prețurile sunt exprimate în EUR (cu echivalent RON la cursul BNR din ziua facturării) și sunt sume finale — Voxbee Services SRL este în prezent neplătitor de TVA, deci nu se aplică TVA la facturare. Dacă pe viitor compania devine plătitor de TVA, vom comunica cu cel puțin 30 de zile înainte modificarea prețurilor.

Înainte de finalizarea oricărei plăți cu cardul, în Portal este afișat total cost final (sumă EUR și echivalent RON la cursul curent BNR), inclusiv suma de înrolare card (1 RON) pentru tokenizare și suma primului ciclu de subscripție pentru pachetele recurente — conform cerinței Visa/Mastercard de transparență la checkout.

• Abonamente lunare (Cloud PBX) — se facturează anticipat la activare, apoi automat la fiecare reînnoire prin debit card recurent (vezi secțiunea 5). Neplata la termen suspendă serviciul la ziua 14 și-l închide definitiv la ziua 15 (vezi 5.3).
• Abonamente anuale (SIP Trunk) — se facturează anticipat pentru 12 luni la activare. Reînnoirea anuală se face automat cu cardul salvat sau manual prin proformă (transfer bancar) dacă tokenul cardului lipsește.
• Topup credit — reîncărcări manuale ale creditului de apeluri prin Portal, plată one-shot cu cardul. Creditul neutilizat nu se rambursează la închiderea contractului.
• Trafic facturat la consum — apelurile se facturează per secundă, fără taxă minimă per apel, la tarifele standard (1 cent/min fix național, 2 cenți/min mobil național). Tarifele internaționale sunt specificate în oferta comercială sau contract.

Facturile fiscale (serie VOX) se emit electronic prin platforma FGO Software imediat după încasare și se transmit la adresa de e-mail indicată de Client + se raportează automat la ANAF prin e-Factura. Clientul acceptă factura electronică prin acceptarea prezentelor termeni.

Întârzierile la plată pentru abonamentele cu transfer bancar atrag penalități de 0,1% pe zi din suma datorată, începând cu ziua imediat următoare scadenței.

7. Utilizare acceptabilă

7.1 Interdicția revânzării — doar operatori autorizați ANCOM

Exemple permise:

• Cabinet stomatologic cumpără SIP trunk Voxbee pentru recepție și agenți AI care răspund la programări — uz propriu ✓
• Studio web construiește o aplicație de centrală pentru un cabinet medical — cabinetul medical (clientul final) cumpără direct contul Voxbee pe numele său, studio-ul îl configurează ca implementator ✓
• SaaS de management hotelier integrează Voxbee — fiecare hotel client cumpără propriul cont Voxbee, SaaS-ul îl orchestrează ✓
• Agent comercial care recomandă Voxbee clienților săi (referral program) ✓

Exemple interzise:

• Cumperi un pachet Voxbee și oferi mai departe clienților tăi sub forma „pachet telefonie firma X" cu propriul tău preț de listă ✗
• Cumperi 5 SIP trunkuri Voxbee și le aloci la 5 clienți finali sub propriul tău brand ✗
• White-label sau OEM al serviciilor Voxbee către terți, fără autorizație ANCOM proprie a ta ✗
• Sublicențiere a numerelor DID alocate către terți ✗

Voxbee își rezervă dreptul de a investiga pattern-urile de utilizare (numere de destinații, volume de trafic, configurări de redirecționare către numere terțe, contact cu utilizatori finali) și de a solicita Clientului clarificări. Dacă suspiciunea de revânzare este confirmată, serviciul se suspendă conform secțiunii 13.1 și se procedează la închiderea contractului conform 13.2.

7.2 Alte activități interzise

Clientul se obligă să utilizeze serviciile Voxbee exclusiv în scopuri legale și să nu desfășoare, direct sau prin terți, activități care includ:

• Apeluri sau SMS-uri nesolicitate (SPAM), în scopuri frauduloase sau de phishing
• Falsificarea identității apelantului (CLI spoofing) în scop de înșelăciune
• Trafic artificial generat de roboți pentru epuizarea creditului sau supraîncărcarea rețelei
• Transmiterea de conținut ilegal, obscen, defăimător sau care încalcă drepturile terților
• Utilizarea serviciilor pentru activități interzise de legislația română sau europeană
• Orice activitate care perturbă infrastructura Voxbee sau a partenerilor săi
• Tentative de fraudă cu cardul (chargeback abuziv, plăți cu carduri furate etc.) — atrag colaborare cu autoritățile

Voxbee poate monitoriza traficul în scopuri de securitate, detectare a fraudei și conformitate legală. Încălcarea acestor prevederi conduce la suspendarea imediată a serviciilor, fără restituirea sumelor achitate, și poate atrage răspunderea civilă sau penală a Clientului.

8. Numere de telefon, commitment și portare

Numerele DID alocate Clientului rămân proprietatea Voxbee sau a partenerilor săi de interconectare. Clientul dobândește dreptul de utilizare exclusivă pe durata contractului.

Commitment minim 6 luni per DID: la activarea unui număr DID (inclusiv prin add-on suplimentar la un abonament existent), Clientul se angajează la o perioadă minimă de utilizare de 6 luni. Eliminarea unui DID înainte de această perioadă nu generează rambursare proporțională.

Carantină 6 luni: la dezalocarea unui DID (după 6 luni commitment, la cererea Clientului sau la închiderea contractului pentru neplată), numărul intră într-o perioadă de carantină de 6 luni în care nu poate fi re-alocat niciunui client. La sfârșitul carantinei, numărul revine în pool-ul disponibil pentru alți clienți — fostul deținător nu are drept de preempțiune asupra reactivării lui.

Clientul poate solicita portarea numerelor la alt operator la încetarea contractului, cu respectarea termenelor și procedurilor impuse de ANCOM și de operatorii implicați. Voxbee nu va bloca nejustificat portarea.

La închiderea definitivă a contractului (ziua 15 din flow-ul de neplată, anulare la cererea Clientului după expirarea perioadei plătite sau reziliere), numerele intră direct în carantina de 6 luni — fără rezervare suplimentară.

9. Nivelul serviciului (SLA) și disponibilitate

Voxbee se angajează să asigure o disponibilitate a serviciilor de 99,5% lunar (calculat ca uptime al infrastructurii proprii, exclusiv forță majoră, mentenanță planificată și factori externi).

Mentenanța planificată se anunță cu cel puțin 48 de ore în avans prin e-mail sau prin Portal și se efectuează, de regulă, în afara orelor de vârf (22:00–06:00).

În caz de indisponibilitate neplanificată ce depășește SLA-ul lunar, Clientul poate solicita un credit de serviciu proporțional cu timpul de nefuncționare, în limita valorii abonamentului lunar. Creditul se acordă la cerere în maximum 30 de zile de la incident.

10. Confidențialitate și protecția datelor

Prelucrarea datelor cu caracter personal este guvernată de Politica de Confidențialitate Voxbee, care face parte integrantă din prezentul contract.

Voxbee prelucrează datele de trafic (numere apelate, durată, timestamp) în scopuri de facturare, securitate și conformitate legală, conform obligațiilor impuse de ANCOM și legislația privind comunicațiile electronice (Legea nr. 506/2004 și Regulamentul (UE) 2016/679 — GDPR).

Datele cardului tău (PAN complet, CVV, data expirării) NU sunt stocate pe serverele Voxbee. Acestea sunt prelucrate exclusiv de procesatorul Netopia Payments, certificat PCI-DSS Level 1. Voxbee stochează doar tokenul de plată recurentă (un cod alfanumeric care nu poate fi folosit pentru altă tranzacție decât cele autorizate de Client) și ultimele 4 cifre ale cardului pentru identificare în Portal.

Ambele părți se obligă să păstreze confidențialitatea informațiilor comerciale schimbate pe durata colaborării și timp de 3 ani după încetarea acesteia.

11. Proprietate intelectuală

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra platformei Voxbee, a software-ului, a agenților AI, a conținutului site-ului și a mărcilor comerciale aparțin Voxbee Services SRL sau sunt utilizate cu licență. Denumirea Voxbee și logo-ul asociat sunt mărci în curs de înregistrare la Oficiul de Stat pentru Invenții și Mărci (OSIM), depuse în aprilie 2026. Orice utilizare neautorizată a acestora este interzisă.

Clientul primește un drept limitat, neexclusiv și netransferabil de a utiliza serviciile și documentația pusă la dispoziție, exclusiv în scopul intern al afacerii sale. Orice reproducere, distribuire sau utilizare comercială neautorizată este interzisă.

12. Limitarea răspunderii

Voxbee nu răspunde pentru:

• Pierderi indirecte, de profit, de date sau de oportunitate comercială rezultate din utilizarea sau indisponibilitatea serviciilor
• Întreruperi cauzate de factori aflați în afara controlului Voxbee: defecțiuni ale rețelelor de transport terțe, atacuri cibernetice, forță majoră, decizii ale autorităților
• Calitatea comunicațiilor afectată de infrastructura Clientului (router, centrală PBX, conexiune internet)
• Utilizarea neautorizată a serviciilor ca urmare a compromiterii datelor de acces din culpa Clientului
• Eșuarea unui debit recurent automat (card expirat, fonduri insuficiente etc.) și consecințele suspendării serviciului — Clientul este responsabil să-și mențină cardul valid și să răspundă notificărilor de schimbare card
• Procesarea tehnică a plăților prin Netopia — orice problemă cu validarea cardului, autentificarea 3DS sau încasare se rezolvă prin contact direct cu banca emitentă sau Netopia Payments

Răspunderea totală a Voxbee față de Client, indiferent de cauză, este limitată la valoarea serviciilor facturate în ultimele 3 luni anterioare evenimentului prejudiciabil.

13. Suspendarea, rezilierea și anularea

13.1 Suspendare la inițiativa Voxbee

Voxbee poate suspenda imediat serviciile în cazul:

• Neplății facturilor la termen — pentru card, suspendare automată la ziua 14 după expirarea perioadei plătite (vezi 5.3); pentru transfer bancar, suspendare după 15 zile de la scadență
• Eșecului definitiv al debitelor recurente după flow-ul de 15 zile (vezi 5.3)
• Încălcării grave a politicii de utilizare acceptabilă
• Suspiciune sau dovadă de revânzare neautorizată a serviciilor către terți (vezi 7.1)
• Activității frauduloase sau ilegale detectate
• Solicitării autorităților competente

La suspendarea pentru motive de compliance (revânzare, fraudă, utilizare abuzivă), Voxbee trimite Clientului un email cu motivul oficial și acordă o perioadă de 7 zile calendaristice pentru a oferi clarificări. Dacă explicațiile sunt acceptate, serviciul se reactivează. Dacă încălcarea este confirmată sau Clientul nu răspunde în 7 zile, Voxbee procedează la închiderea definitivă a contractului conform 13.2 — fără rambursare proporțională a sumelor deja încasate.

13.2 Anulare la inițiativa Clientului — self-service din Portal

Pentru abonamentele cu reînnoire automată, Clientul poate anula oricând direct din Portal, fără penalizări, fără apel telefonic sau cerere scrisă suplimentară:

• Buton „Anulează abonamentul" în pagina fiecărui serviciu (`/customer/prepay/[id]`)
• Anularea oprește imediat debitele viitoare. Serviciul rămâne activ până la sfârșitul perioadei deja plătite (statusul subscripției devine „În curs de anulare"). După expirarea perioadei, intră în același flow de 15 zile (vezi 5.3): zile 0–13 de grație cu posibilitate de reactivare prin plată, suspendare la ziua 14, cleanup definitiv la ziua 15.
• Clientul primește email de confirmare a anulării, plus reminder-ele standard la zilele 7 și 14 după expirarea perioadei plătite și email final la închidere.
• Buton „Renunță la anulare" disponibil în Portal până la cleanup-ul efectiv — repune serviciul în starea activă fără cost suplimentar.

13.3 Reziliere la inițiativa Clientului (contracte negociate)

Pentru contractele negociate separat (offline), Clientul poate rezilia contractul cu un preaviz de 30 de zile transmis în scris la office@voxbee.ro. Abonamentele plătite în avans nu se rambursează pro-rata, cu excepția cazurilor în care rezilierea este cauzată de o deficiență dovedită a Voxbee.

13.4 După încetare

La încetarea contractului, Voxbee va permite portarea numerelor alocate (vezi sect. 8) și va pune la dispoziție datele de facturare pentru ultimele 12 luni, la cerere. Tokenii de card sunt șterși automat la anularea ultimului serviciu activ.

14. Modificarea termenilor și a prețurilor

Voxbee poate modifica prezentele Termeni și Condiții sau tarifele serviciilor cu o notificare de cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare a modificărilor, transmisă prin e-mail sau publicată pe site-ul voxbee.ro.

Continuarea utilizării serviciilor după data intrării în vigoare a modificărilor constituie acceptarea implicită a noilor termeni. Dacă Clientul nu acceptă modificările, poate rezilia contractul fără penalități în perioada de notificare. Pentru modificări care afectează semnificativ obligațiile Clientului (creșteri de preț de peste 10%, restrângeri majore de funcționalitate), Voxbee oferă posibilitatea anulării imediate a tuturor abonamentelor recurente, fără penalizare.

15. Forța majoră

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor contractuale cauzată de evenimente de forță majoră: calamități naturale, războaie, acte de terorism, decizii ale autorităților publice, pandemii, greve generalizate sau orice alt eveniment imprevizibil și insurmontabil. Partea afectată va notifica imediat cealaltă parte și va depune toate eforturile rezonabile pentru a limita efectele evenimentului.

16. Legea aplicabilă și litigii

Prezentul contract este guvernat de legislația română. Orice litigiu decurgând din sau în legătură cu prezentele Termeni și Condiții se va soluționa pe cale amiabilă în termen de 30 de zile de la notificarea scrisă a neînțelegerii.

În cazul în care soluționarea amiabilă nu este posibilă, litigiul va fi supus competenței exclusive a instanțelor judecătorești din București.

Clienții persoane fizice (consumatori) beneficiază de drepturile conferite de legislația pentru protecția consumatorilor (OUG nr. 34/2014) și pot apela la:

• ANPC — Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor (anpc.ro)
• ANCOM — Autoritatea Națională pentru Administrare și Reglementare în Comunicații, pentru disputele privind serviciile de comunicații electronice
• SOL — platforma europeană pentru soluționarea online a litigiilor (ec.europa.eu/consumers/odr)
• Banca emitentă a cardului — pentru disputele privind tranzacțiile cu cardul (procedura chargeback Visa/Mastercard)

17. Contact și notificări

Orice notificare sau comunicare oficială se va transmite la:

• Voxbee Services SRL
• Strada Labirint nr. 127, etaj 2, ap. 5, Sector 3, București
• CUI: 47079923 | J40/21405/2022
• E-mail general: office@voxbee.ro
• Suport tehnic: support@voxbee.ro
• Probleme facturare: office@voxbee.ro
• Procesator plăți card: NETOPIA Payments (CUI RO9783956) — netopia-payments.com